优先级的思考

关键要点

在商业领域，我们经常听到“我们需要制定优先级”这样的说法。当事情出现问题时，往往会归咎于优先级设定的不当。现今的企业中，优先级一词已变得无处不在，从高层战略制定到具体的投资决策，都与优先级息息相关。令人困惑的是，优先级似乎对每个人来说都是一个难题，这似乎有些不自然。

优先级真正的含义

在当今的商业环境中，“优先级”往往用于划分应该开展和不应该开展的工作。当新的工作项被提出时，通常会有人问：“这真的是优先级吗？”可以看出，优先级不再是必须在其他事情之前完成的东西，而是少数几个需要执行的事项。因此，如果没有多个优先级的话，我们或许就只会去做一件事。

在现代用法中，优先级是所有组织需求的一个子集；优先级设定意味着将潜在的工作或投资列出，并按照重要性排序，然后选择几项标记为优先级。这些是组织将投入资源的项目。

为何含义会如此变化？我认为这与管理者们在成本紧缩的环境中生存有关，他们感到必须证明自己尽可能少花钱。通过仅投资于优先级，即“必须执行”的项目，从而达到节省成本的目的。这种转变使优先级的列表变成我们计划实施的全部，所有列出的事项都被视为同等重要。

例如，我最近分析了两家公司的战略计划。第一家列出了十一项优先级，目的是为了涵盖他们业务运作所需的所有事情。另一家只列出了四项优先级，但都比较模糊，比如“追求运营卓越”和“为客户提供服务”。这些所谓的优先级其实没有传达出真正的优先顺序。

优先级设定的关键假设

假设一：固定的工作能力

优先级设定的一个核心假设是我们是以固定的工作能力来运作的。因此，我们必须设定优先级，因为可进行的工作数量受到限制。显然，优先级列表中的投资候选项都是我们期望有良好收益的项目，但我们只能选择其中的一个子集。这个概念内隐了愿意放弃价值的想法。

IT部门长期以来都面临这个假设的挑战。IT部门需要接纳企业中的服务需求，并进一步发展出待设定优先级的工作清单。由于需求总是超过其能力，他们必须选择执行的项目，意味着对某些需求说“不”。在IT未能响应某些请求时，组织内的相关部分往往会感到不快，认为IT反应迟缓。

人们常常会提出很多好点子。如果你告诉他们工作能力有限，而他们需要设立优先级，他们会自然地将所有好的创意声明为优先级，因为他们知道只有优先级才会得到处理。可见，如果优先级是唯一能完成的事情，那么每一个有价值的创意都被视为“优先级”。

实际上，组织需要进行许多事情，尽管它们并不是优先级。尤其在IT领域，保障公司正常运作需要大量的带宽；将工作仅限于“优先级”会使得公司陷入困境，增加运营风险。

假设二：已知的机会

第二个假设是我们针对某一投资机会列表作出决策。在快速变化且不确定的环境中，我们经常会遇到新的机会和挑战，这使得潜在投资的重要性会有所波动。

敏捷框架如Scrum试图通过创建工作待办事项列表并频繁调整优先级来应对这些变化。但这可能会混淆优先级设定与项目管理之间的界限。Scrum通常处理独立的、颗粒化的工作项，而非从组织战略的优先级反向工作。最终，它确定了优先级设定意味着将候选项排名并划分子集。尽管我们可以清理工作列表并调整优先级，但若想要利用好工作量曲线，我们需要在开始时就相对清楚工作范围。

假设三：严谨的方法论

第三个假设是存在一种合理的、严谨的方法以对多样化的投资类型进行排序，通常会基于投资回报率ROI。然而，正如我在《商业价值的艺术》一书中所论述的，ROI并不有效地服务于这一目的。基于ROI的IT工作优先级设定，有时候会破坏企业价值。随着环境、社会及治理ESG理念在商业中的重要性加大，利益相关者的价值观常常与单纯追求ROI是不一致的。

重新思考优先级

拆解这种混乱的第一步是将战略、优先级和工作量管理这三个概念分离开来。战略并不是一个优先级列表，而是一组原则，领导者确定这些原则来推动公司独特的市场方法。在任何时刻，优先级只有一个领导者希望员工专注于实施战略的事项。然而，优先级单数并不意味着公司需要完成的全部工作。

今天，我们常常将员工分为自主团队，其中每个团队全面负责他们的工作领域他们“运行所构建的”。虽然这三个概念是独立的，但又是一个持续的整体。不同的工作量管理方法从高层管理制定战略开始，然后直接进入为实现该战略而设定的工作。没有需要优先级排序的倡议清单，倡议是从高层战略自然流出的。

随着资源冲突的出现，战略利好的倡议会成为首要追求。这并不意味着没有其他倡议的追求，只是战略性倡议在资源有限的情况下优先进行。这些思考源于我对确定优先级这一话题的持续关注，希望能对你有所启发。

马克

[1] 在线词源词典优先级词源

标签 文化变革 企业战略 领导力 战略

马克施瓦茨

马克施瓦茨是亚马逊AWS的企业战略顾问，著有《商业价值的艺术》和《在敏捷时代，IT领导力应有的地位》。在加入AWS之前，他曾担任美国公民与移民服务局的首席信息官，以及Intrax的首席信息官和Auctiva的首席执行官。他拥有沃顿商学院的MBA、耶鲁大学的计算机科学学士学位以及耶鲁大学的哲学硕士学位。